莆田市湄洲妈祖慈善基金会活动管理制度

第一章 总 则

第一条 为全面遵循莆田市湄洲妈祖慈善基金会(以下简称“基金会”)的战略愿景、使命和目标，确保基金会各活动运行的合法、合规、合理，实现活动举办的预期目标，规范活动管理，维护基金会、捐赠方和受益方的合法权益，根据《基金会管理条例》、《莆田市湄洲妈祖慈善基金会章程》及国家相关法律法规，特制定本制度。

第二条 本制度适用于基金会自主开展的各项活动和对外合作相关活动。

第三条 本制度包括对活动立项、活动开展、活动经费、活动采购、活动结项等方面的规定。

第二章 活动相关

第四条 活动的立项与开展工作须符合基金会宗旨和章程的有关规定，综合考虑项目的公益性、可行性、实效性及持续性。

第五条 活动开展须遵循如下流程:

（一）立项审批：活动负责人综合前期调研结果及对于活动的评估报告，形成《活动立项申请表》(附《活动方案策划书》)，由活动负责人提请理事长进行初步审核后经理事会通过后方可立项。 重大活动，需上报，等待上级对此次活动进行批示，决定是否立项。

（二）预支借款：活动通过审批后，提交请款流程，通过财务拨款。

（三）活动开展：活动负责人安排各组人员推进各方面工作开展，按照《活动管理制度》执行。

（四）结项决算：活动开展后，活动负责人拟《活动结项报告》、《活动决算表》，由理事长、秘书长签字后存档。

第三章 财务管理

第六条 基金会对活动资金实行预算制管理。由活动负责人根据批准的活动立项申请表、活动方案策划书编制活动执行预算表，经理事长批准后执行。

第七条 各活动应遵照《基金会财务管理制度》，强化活动的财务管理，坚持节约、高效的原则，严格控制预算资金的支出，对于无凭证、无手续的活动支出，不予支付。

第八条 活动拨款流程

（一）活动拨款申请:相关人员提交活动付款审批要求，并准备付款通知单(附相关票据、合作协议 等)经秘书长理事长签字后提交给财务。

（二）财务原单审核:财务根据相关规定，对原单进行审核。

（三）活动费用审批: 1、预算内活动费用，经秘书长审批; 2、预算外活动费用，由秘书长审核后提请理事长审批;

（四）拨款:审核通过后，出纳须在 48 小时内完成款项拨付。

第九条 活动借款:为保障活动有序、顺利开展，在前期费用投入超伍仟元项目，可视活动具体情况，由活动负责人提出借款申请，遵照活动拨款流程执行。

第十条 活动还款:活动费用支付行为结束后，活动借款责任人须在 10 个工作日内整理项目费用支付明细，进行还款，具体流程如下:

（一）借款责任人填写《还款单》并提请秘书长、理事长审核、签字;将还款单及有关票据提交财务。

（二）财务根据相关规定，对原单进行审核。

（三）还款费用审批: 1、实际花费低于借款总额，经秘书长审批; 2、实际花费超过借款总额，由秘书长审核后提请理事长审批。

（四）财务归帐:实际花费低于借款总额，借款责任人须在审批结束后 3 个工作日内归还余款至财务入账;实际花费高于借款总额，财务在审批结束后将审批结果提交给出纳，由出纳拨付超出部分费用至借款责任人。

第十一条相关活动负责人应定期对活动的执行情况与资金使用情况进行检查、监督和审计，并向秘书处汇报项目阶段性或活动完结财务报告。

第十二条 秘书处有权监督和检查活动资金的使用情况，任何有关人员都不得挪用或通过其他非法手段侵占、不当使用活动资金。一经查出，则根据基金会人事管理制度严肃处理。

第四章 材料归档

第十三条 文件归档

（一）所有活动过程中产生的正式文件以及有必要保存的非正式文件，都应该妥善保存和归档。

（二）需要归档的文件包括活动文件、财务文件、会议记录、 传播文件、活动影响资料等。

（三）所有活动文件由负责部门统一整理、备案，建立《活动文件归档表》，并在基金会档案管理系统中备份。

第五章 附 则

第十四条 根据实际需要，基金会可参照本制度，制定具体活动的管理方法或实施细则;

第十五条 本制度解释权属基金会秘书处，经基金会理事会审议通过，自公布之日起实施执行。